✨ Fiche d'Aide à la Décision

FAD

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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

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FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

• 1. ANAL

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

• Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
• Conduire des ateliers orientés processus.
• Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
• Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
• Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
• Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
• Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
• Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

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Liste de diffusion

1. Vue d‘ensemble
   1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

[INFORMATION MANQUANTE - Données insuffisantes dans les notes]

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

[QUALITÉ INSUFFISANTE - Nombre insuffisant de règles de gestion (minimum 3 points requis)]

3.4. Documents et statistiques

• Commande d'achat fournisseur : Document officiel à transmettre au fournisseur, incluant les Incoterms, délais de livraison et références articles. [Fréquence : à chaque nouvelle commande]
• Document d'entrée en stock : Document officiel à générer à la réception des marchandises, contenant les informations de traçabilité. [Fréquence : à chaque réception]
• Document de contrôle qualité : Document officiel à générer pour valider la qualité des produits reçus. [Fréquence : à chaque réception]
• Suivi des lead times fournisseurs : Tableau de bord présentant les délais de livraison moyens pour chaque fournisseur. [Fréquence : mensuelle]
• Suivi des commandes en attente : Tableau de bord présentant les commandes en attente de livraison avec indicateurs de retard. [Fréquence : quotidienne]
• Suivi des demandes de devis : Tableau de bord présentant les demandes de devis en attente de réponse. [Fréquence : quotidienne]
• Processus de création de la commande d'achat fournisseur :
+ Création de la commande dans Dynamics 365 Business Central
+ Transmission de la commande au fournisseur via email ou via le portail de commande en ligne
+ Suivi de la confirmation de commande fournisseur
• Processus de création du document d'entrée en stock :
+ Scanning des documents de réception avec la pièce
+ Génération du document d'entrée en stock dans Dynamics 365 Business Central
+ Validation du document par le chef de magasin
• Processus de création du document de contrôle qualité :
+ Création du document de contrôle qualité dans Dynamics 365 Business Central

3.5. Volume des données

**3.5. Volume des données pour le processus "Planification"**
• 50 commandes d'achat mensuelles en moyenne, avec pics à 80 pendant les périodes de projet.
• 200 lignes de commande quotidiennes à traiter dans le module achats.
• Traitement des documents d'entrée en stock : [INFORMATION MANQUANTE - À compléter avec le client]
• Traitement des documents d'inspection : 1 document par commande (s'il n'y a pas de série ou lot)
• Traitement des lignes budget pour remonter le coût budgété ou le montant réel dans la commande : [INFORMATION MANQUANTE - À compléter avec le client]
• Croissance estimée à 15% par an sur les volumes de transactions.
• Croissance estimée à 10% par an sur les volumes de commandes d'achat.
Remarque : Les informations manquantes devront être complétées avec le client pour obtenir des estimations plus précises.

3.6. Écarts critiques et interfaces

**3.6. Écarts critiques et interfaces pour le processus "Planification"**
* Le processus de planification nécessite une adaptation du workflow standard de Business Central pour prendre en compte les spécificités de la conception détaillée des pièces. Il est essentiel de prendre en compte les informations de lot et les statuts de qualité pour bloquer les livraisons et la facturation en comptabilité.
* La gestion des statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n'est pas validée nécessite une intégration avec la fonctionnalité de gestion de la qualité de Business Central.
* Le seuil de validation de la qualité (dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la pièce) nécessite une configuration spécifique dans Business Central.
* Connexion nécessaire avec le système de gestion de la qualité pour l'import automatique des informations de lot et des statuts de qualité.
* Interface avec le système de gestion des commandes pour prendre en compte les spécificités de la conception détaillée des pièces.
* Connexion avec le système de gestion de la facturation pour bloquer la facturation en comptabilité si la qualité n'est pas validée.
* Délai supplémentaire pour la configuration et l'intégration des interfaces avec les autres systèmes et processus.
* Risque de non-conformité aux exigences de qualité si les interfaces ne sont pas correctement configurées.
* Possibilité de blocage des livraisons et de la facturation en cas de non-validation de la qualité, ce qui pourrait avoir un impact sur la chaîne d'approvisionnement et les relations avec les clients.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

[INFORMATION MANQUANTE - Données insuffisantes dans les notes]

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

[QUALITÉ INSUFFISANTE - Nombre insuffisant de règles de gestion (minimum 3 points requis)]

4.4. Documents et statistiques

• Commande d'achat fournisseur : Document officiel à transmettre au fournisseur, incluant les Incoterms, délais de livraison et références articles.
• Rapport de suivi des commandes : État quotidien listant les commandes en attente de livraison avec indicateurs de retard.
• Document d'entrée en stock : Document à générer à la réception des marchandises, contenant les informations de traçabilité.
• Document de contrôle qualité : Document créé pour valider la qualité des marchandises reçues, contenant les résultats des inspections.
• Confirmation de commande fournisseur : Document à générer pour confirmer la commande passée auprès du fournisseur.
• Suivi des lead times fournisseurs : Tableau de bord présentant les délais de livraison des fournisseurs.
• État des commandes en attente de livraison : Tableau de bord présentant les commandes en attente de livraison, avec indicateurs de retard.
• Écart budgétaire : Tableau de bord présentant les écarts entre les besoins et les coûts réels.
• Qualité des marchandises reçues : Tableau de bord présentant les résultats des inspections de qualité.
• Processus de création de la commande d'achat fournisseur : Le processus consiste à créer une nouvelle commande d'achat fournisseur dans Business Central, en spécifiant les Incoterms, les délais de livraison et les références articles.
• Processus de validation de la qualité : Le processus consiste à créer un document de contrôle qualité pour valider la qualité des marchandises reçues, en effectuant des inspections et en enregistrant les résultats.
• Processus de suivi des commandes : Le processus consiste à suivre les commandes en attente de livraison, en enregistrant les indicateurs de retard et en générant des rapports de suivi.
• Processus de gestion des documents : Le processus consiste à gérer les documents générés, en les stockant dans SharePoint et en les associant aux commandes et aux marchandises.

4.5. Volume des données

**4.5. Volume des données pour le processus "Traitement d’une livraison directe"**
• 50 commandes d'achat mensuelles en moyenne, avec pics à 80 pendant les périodes de projet.
• 200 lignes de commande quotidiennes à traiter dans le module achats.
• Traitement des documents d'entrée en stock : [INFORMATION MANQUANTE - À compléter avec le client]
• Traitement des documents d'inspection : 1 document par commande (s'il n'y a pas de série ou lot)
• Traitement des lignes budget pour remonter le coût budgété ou le montant réel dans la commande : [INFORMATION MANQUANTE - À compléter avec le client]
• Traitement des dates de planification dans les lignes projet : [INFORMATION MANQUANTE - À compléter avec le client]
• Croissance estimée à 15% par an sur les volumes de transactions.
• Données référentielles : informations sur les projets, les tâches projet, les commandes, les lignes de commande, les documents d'entrée en stock, les documents d'inspection, les lignes budget et les dates de planification.
• Nombre de documents ou transactions générés par période : commandes d'achat mensuelles, lignes de commande quotidiennes, documents d'entrée en stock, documents d'inspection, lignes budget et dates de planification.

4.6. Écarts critiques et interfaces

• Le processus de contrôle qualité nécessite une adaptation du workflow standard de Business Central pour prendre en compte les spécificités de l'entreprise, notamment la conception détaillée poussant à l'usage de pièces spécifiques.
• La gestion des statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n'est pas validée nécessite une intégration avec la fonctionnalité de gestion des statuts de Business Central.
• La possibilité de bloquer les livraisons en fonction de la qualité des produits nécessite une adaptation de la fonctionnalité de gestion des livraisons de Business Central.
• Connexion nécessaire avec le système de gestion de la qualité pour l'import automatique des informations de lot et des résultats de contrôle qualité.
• Interface nécessaire avec le système de gestion de la chaîne d'approvisionnement pour l'import automatique des informations de commande et des spécifications de produits.
• Délai supplémentaire pour le développement de l'interface d'import des plans PDF et des informations de lot.
• Risque de non-conformité avec les normes de qualité si les interfaces avec les systèmes de gestion de la qualité et de la chaîne d'approvisionnement ne sont pas correctement configurées.
• Risque de blocage des livraisons en cas de non-validation de la qualité des produits, ce qui pourrait entraîner des pertes de revenus.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

• 1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).